病院監査を受ける際、事前の準備をいかに周到に行うかが、監査をスムーズに進め、良い結果を得るための鍵となります。監査の種類や目的に応じて準備すべき内容は異なりますが、共通して重要なポイントがいくつか存在します。計画的な準備と関係部署との連携が成功の秘訣です。まず、監査日程と監査範囲の確認は最も基本的な準備です。監査通知が届いたら、いつ、どの部署が、どのような項目について監査されるのかを正確に把握しましょう。これにより、必要な資料や担当者を特定し、効率的に準備を進めることができます。次に、関係部署への情報共有と協力体制の構築が不可欠です。監査は特定の部署だけでなく、病院全体の協力がなければ円滑に進みません。監査の目的、日程、内容を全職員に周知し、特に監査対象となる部署の責任者や担当者とは密に連携を取り、資料収集やヒアリング対応の準備を依頼しましょう。監査対応チームを編成し、指揮系統を明確にすることも有効です。資料準備においては、監査で提出を求められる可能性のある書類を事前にリストアップし、漏れがないか確認します。これには、組織図、規程類、マニュアル、会議議事録、診療記録、各種報告書、財務諸表などが含まれます。特に、医療安全に関する報告書、感染症対策に関する記録、医薬品・医療機器の管理記録、個人情報保護に関する文書などは、重点的に確認される傾向があるため、最新かつ正確な状態にしておく必要があります。古い資料や不備のある資料は、かえって悪い印象を与える可能性があります。現場の状況確認も重要な準備です。監査では、書類上の内容だけでなく、実際に現場で規程やマニュアルが遵守されているかどうかもチェックされます。例えば、病棟での感染対策の実践状況、薬剤の保管状況、医療機器の点検状況などを事前に確認し、問題点があれば早めに改善しておくことが望ましいです。特に、掲示物や表示が古い、破損しているなどの軽微な不備も指摘対象となることがあるため、注意が必要です。ヒアリング対応の準備も怠ってはなりません。監査チームからの質問に的確に答えられるよう、担当者は自身の業務内容や関連する規程について理解を深めておく必要があります。